Wie arbeidskrachten ter beschikking stelt aan een andere organisatie, moet geregistreerd staan als uitlener volgens de Wet Waadi. Deze registratieplicht wordt vaak over het hoofd gezien, vooral door organisaties die zichzelf geen uitzendbureau noemen. Toch kan de verplichting ook gelden bij detachering, projectwerk of andere personeelsconstructies.
Op deze pagina lees je wanneer Waadi registreren verplicht is, wie dit moet doen en hoe je dit praktisch regelt.
Wat betekent Waadi registreren
Waadi registreren betekent dat je in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel vastlegt dat jouw organisatie arbeidskrachten ter beschikking stelt. Dit is een wettelijke verplichting voor uitleners.
De registratie maakt voor toezichthouders en opdrachtgevers zichtbaar dat jouw organisatie personeel uitleent in de zin van de Wet Waadi.
Wanneer ben je verplicht om Waadi te registreren
Je bent verplicht om Waadi geregistreerd te zijn als:
- je personeel in dienst hebt
- dit personeel tijdelijk bij een andere organisatie werkt
- die andere organisatie dagelijks leiding en toezicht heeft
- je hiervoor een vergoeding ontvangt
Het maakt daarbij niet uit hoe de samenwerking wordt genoemd. Ook bij detachering, contracting of projectmatig werken kan de registratieplicht gelden. De feitelijke situatie is doorslaggevend.
Wie moet zich registreren
Uitleners
De uitlener is verantwoordelijk voor de Waadi registratie. Dit kan onder andere zijn:
- uitzendbureaus
- detacheerders
- organisaties die personeel tijdelijk bij partners inzetten
- bedrijven die structureel medewerkers uitlenen aan derden
Ook als personeel slechts incidenteel wordt uitgeleend, kan de registratieplicht van toepassing zijn.
Inleners
Inleners hoeven zich niet te registreren, maar hebben wel een controleplicht. Zij moeten nagaan of de uitlener correct als uitlener staat ingeschreven in het Handelsregister.
Hoe Waadi registreren bij de KvK
Waadi registreren verloopt via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit gaat als volgt:
- Controleer je huidige KvK inschrijving
- Voeg toe dat je arbeidskrachten ter beschikking stelt
- Laat deze activiteit registreren als neven- of hoofdactiviteit
De registratie kan meestal digitaal worden doorgegeven. Na verwerking is in het Handelsregister zichtbaar dat jouw organisatie als uitlener staat geregistreerd.
Wat gebeurt er als je niet Waadi geregistreerd bent
Als je arbeidskrachten ter beschikking stelt zonder Waadi registratie, loop je risico op boetes. Deze kunnen worden opgelegd aan zowel de uitlener als de inlener.
- 1 tot en met 10 arbeidskrachten: € 8.000
- 11 tot en met 30 arbeidskrachten: € 16.000
- 31 of meer arbeidskrachten: € 32.000
Bij herhaling kunnen deze bedragen worden verhoogd. Daarnaast kan het ontbreken van registratie leiden tot reputatieschade en het verlies van opdrachten.
Veelgemaakte misverstanden over Waadi registreren
Ik ben geen uitzendbureau, dus registratie is niet nodig
Onjuist. De registratieplicht geldt voor iedereen die arbeidskrachten ter beschikking stelt, ongeacht branche of bedrijfsmodel.
Ik leen maar af en toe iemand uit
Ook incidenteel uitlenen kan onder de Wet Waadi vallen. Structureel is geen vereiste.
De verantwoordelijkheid ligt bij de opdrachtgever
De registratieplicht ligt bij de uitlener. De opdrachtgever heeft wel een controleplicht.
Checklist: moet ik Waadi registreren
- Heb ik personeel in dienst
- Werkt dit personeel bij een andere organisatie
- Heeft die organisatie dagelijks leiding en toezicht
- Ontvang ik hiervoor een vergoeding
Beantwoord je deze vragen grotendeels met ja, dan is Waadi registreren zeer waarschijnlijk verplicht.
Waadi registratie als onderdeel van compliance
Waadi registreren is geen formaliteit, maar een belangrijk onderdeel van naleving van arbeidswetgeving. Voor opdrachtgevers is het bovendien een signaal van betrouwbaarheid en transparantie.
Twijfel je of jouw situatie onder de Wet Waadi valt, dan is het verstandig om dit tijdig te toetsen. Achteraf herstellen is vaak duurder dan vooraf correct registreren.